Le rapport d'évaluation de la gouvernance 2023-2024 couvre les fonctions essentielles du Conseil d'administration et examine les réponses à un questionnaire ainsi que les entretiens pour discuter de ce qui fonctionne et de ce qui doit être amélioré dans les relations entre le Conseil d'administration et le Secrétariat. Il formule également des recommandations sur la manière d'améliorer leur collaboration.
Le rapport d'évaluation de la performance de la gouvernance du Fonds mondial 2023-24 a été réalisé par Morrow Sodali, à la demande du Fonds mondial. Les questionnaires de l'enquête ont été adaptés aux catégories de parties prenantes, ce qui signifie que tout le monde n'a pas répondu à toutes les questions (Figure 1).

Figure 1: Résultats du questionnaire

Devoir de diligence envers le Fonds mondial

Après avoir examiné les différentes définitions de ce qui constitue le « devoir de diligence » dans les divers documents de gouvernance du Fonds mondial, et après avoir constaté que la « diversité de ses membres » est un atout majeur selon les répondants, une préoccupation majeure est qu'en réalité, les membres du Conseil sont perçus comme ayant du mal à trouver un équilibre entre les intérêts et les objectifs du Fonds mondial et les intérêts de leur groupe d'appartenance.

Recommandations

Après une discussion approfondie sur l'exploration du concept de devoir de diligence, le Conseil devrait déléguer la planification et la supervision des activités au Comité d'éthique et de gouvernance (CEG) ; les documents et le travail des groupes constitutifs devraient articuler et refléter clairement la responsabilité de remplir leur devoir de diligence envers le Fonds mondial. C'est ce à quoi les membres des groupes constitutifs devraient travailler avec leurs membres au sein du Conseil et du Comité. Parmi les méthodes de travail citées, on peut citer la mise en place de cadres dans lesquels les membres du Conseil peuvent s'engager dans des débats, des échanges et des prises de décision non structurés en vue de remplir la mission du Fonds mondial. Des cours d'initiation et de remise à niveau devraient être organisés pour tous, y compris pour les points focaux des circonscriptions, afin de réitérer leur devoir de vigilance à l'égard du Fonds mondial tout en s'acquittant de leur mandat de représentation des points de vue de leur circonscription.

Rôle et responsabilités du Conseil d'administration


Développement de la stratégie

Les parties prenantes ont largement convenu que de nombreux aspects clés du rôle du Conseil d'administration sont efficacement mis en œuvre. Toutefois, des inquiétudes subsistent, comme en témoignent les déclarations citées dans le rapport.




L'absence de discussion sur les compromis et le fait « d'essayer de faire plus avec moins » limite les ressources du Fonds mondial. Cela affecte aussi partiellement la capacité du Conseil d'administration à mener des discussions approfondies sur l'appétit pour le risque et sa gestion, car ce risque stratégique est négligé.
En outre, tant le Secrétariat que le Conseil d'administration expriment leur frustration parce que le premier attend des orientations claires de la part du second, ce que la dynamique et le format du Conseil d'administration ne permettent pas de faire. Cette situation est aggravée par l'absence de suivi des décisions du Conseil par le Secrétariat. Le mécontentement vient aussi du fait que le Conseil, au lieu de se limiter à des orientations stratégiques, entre dans les détails opérationnels.



Partenariat, mobilisation des ressources et plaidoyer

Dans l'ensemble, les participants se sont déclarés satisfaits que le Conseil d'administration remplisse son rôle en s'engageant auprès des partenaires du Fonds mondial et en collectant des fonds. Toutefois, compte tenu du prochain cycle de reconstitution des ressources, les participants ont le sentiment que le Conseil d'administration pourrait intensifier ses efforts dans ce domaine, car le profil actuel des sièges du Conseil d'administration réservés aux donateurs ne correspond pas au paysage financier actuel ou futur. Les nouveaux donateurs doivent être encouragés, et pas seulement par le biais de la distribution des sièges et des droits de vote.



Engagement de ressources financières et évaluation de la performance organisationnelle

Ce rôle implique le suivi des propositions de financement ainsi que des plans de travail et des budgets des organes directeurs, consultatifs et administratifs du Fonds mondial, avec l'aide du comité d'audit et des finances, ce qui a un impact sur la performance financière du Fonds mondial. Il s'agit d'un domaine dans lequel le Conseil d'administration et le secrétariat collaborent efficacement.



Supervision de la gouvernance

Dans l'ensemble, la procédure de nomination du directeur exécutif et le fonctionnement du bureau de l'inspecteur général ont été jugés satisfaisants, de même que l'exploitation des recommandations du Comité technique d’examen (CTE/TRP) par le Conseil d'administration, même si certains ont estimé que l'on pourrait faire davantage pour intégrer ces éléments dans les discussions. Il faudra du temps pour évaluer l'efficacité du groupe d'évaluation indépendant puisqu'il n'a été créé que récemment.



Dynamique et fonctionnement du Conseil d'administration

Lors des réunions du Conseil d'administration, les représentants lisent régulièrement des déclarations préparées à l'avance. Cette pratique est considérée comme nuisant à l'espace de discussion interactive, au contrôle stratégique et à la définition d'orientations claires. Toutefois, les réponses ont été mitigées sur cet aspect, notant la dynamique qui le sous-tend.




Les réunions nécessitent des documents d'appui sur les questions clés nécessitant une prise de décision par le Conseil, mais les participants ont eu le sentiment que ces documents étaient trop volumineux [une question abordée dans notre article sur le rapport d'examen stratégique 2023] et qu'ils n'avaient pas assez de temps pour les lire, ce qui va à l'encontre de l'objectif d'un engagement significatif sur les questions stratégiques et d'une orientation claire pour la mise en œuvre.





Toutefois, ce volume est également dû aux rapports réguliers des organes directeurs, administratifs et consultatifs associés au Fonds mondial. Mais il existe également un déficit de confiance entre le Conseil et le Secrétariat, ce dernier s'efforçant de répondre à l'ensemble des préoccupations attendues par le Conseil.



Les réunions du Conseil d'administration, comme les retraites et les espaces de discussion informels, n'obtiennent pas toujours la participation attendue, en particulier la dernière, ce qui frustre le Secrétariat qui doit consacrer des ressources considérables à la préparation et à la mise en œuvre.


Malgré les efforts bien intentionnés du Fonds mondial, la distinction perçue et le rapport de force entre les pays donateurs et les pays chargés de la mise en œuvre restent un sujet d'irritation. Mais il s'agit là d'un défi auquel sont confrontées de nombreuses organisations mondiales et multipartites.


Toutefois, si les réponses aux entretiens font ressortir ce qui précède, les enquêtes indiquent que les donateurs et les responsables de la mise en œuvre estiment que leur participation à la prise de décision est efficace et équilibrée.

Recommandations

Il est nécessaire que tous les documents de référence soient disponibles sur le portail du Conseil d'administration ; la direction du Conseil d'administration et le groupe de coordination doivent « réimaginer l'ordre du jour des réunions du Conseil d'administration afin de maximiser le temps consacré aux questions stratégiques et de minimiser les doublons entre les discussions des comités et du Conseil d'administration » et « en fonction des questions discutées, la direction du Conseil d'administration peut nommer un panel de différents membres du Conseil d'administration, des comités ou des circonscriptions comme membres du panel pour mener la discussion ».

Comités du Conseil d'administration

Le groupe de coordination joue un rôle essentiel en servant de « pont » entre le Conseil d'administration et le Secrétariat afin d'améliorer la confiance et les relations de part et d'autre. Toutefois, le manque de confiance peut également avoir donné l'impression que l'organe de coordination est trop proche du directeur exécutif. En outre, certaines personnes interrogées étaient d'avis qu'au lieu que la direction du Conseil d'administration demande des comptes au Secrétariat, la direction du Conseil d'administration et le directeur exécutif « agissent apparemment comme un organe collectif ».



Recommandations

Afin d'éviter que les documents des réunions des comités ne soient résumés et recyclés pour les réunions du Conseil d'administration, les rapports des comités doivent clairement indiquer les problèmes et les questions qui nécessitent une réponse et/ou une décision du Conseil d'administration. Les membres des comités doivent posséder les compétences et l'expertise nécessaires et, lorsque ce n'est pas le cas, le Comité d'éthique et de gouvernance (CEG) doit intervenir et s'interroger sur les raisons pour lesquelles ils ont été nommés. Le Comité d'éthique et de gouvernance ne devrait faire appel à des personnes indépendantes possédant les qualifications requises que dans les cas où un domaine d'expertise spécifique n'est pas susceptible d'être disponible dans les circonscriptions.

Engagement de la circonscription

Il est nécessaire de multiplier les occasions d'échanges entre les points focaux des regroupements, en particulier entre les groupes de donateurs et de responsables de la mise en œuvre, car les occasions d'engagement cohérent sont rares et se limitent souvent à des dialogues informels peu nombreux. Les points focaux doivent partager les meilleures pratiques, travailler en réseau et se connecter les uns aux autres. Mais il ne s'agit pas seulement de créer des opportunités, mais aussi de soutenir ces efforts.



Il est encourageant de constater que les circonscriptions et le Conseil d'administration ont apprécié le soutien apporté par le Secrétariat et le service juridique et de gouvernance.



Recommandations

Une recommandation spécifique a été formulée pour que des processus internes soient mis en place au sein des circonscriptions afin de fournir un retour d'information à leurs représentants au Conseil d'administration et au point focal par rapport à un ensemble convenu d'attentes, qui pourraient varier d'une circonscription à l'autre. Sur son portail de gouvernance, le service juridique et de gouvernance pourrait ouvrir l'échange de bonnes pratiques sur la préparation des points focaux à s'engager avec le Conseil d'administration et à défier activement les autres lorsque cela est nécessaire.

Profil du Conseil d'administration

La question de la représentation a été soulevée et un large consensus s'est dégagé sur le fait que l'Afrique devrait avoir une voix plus forte dans la gouvernance du Fonds mondial. En outre, le rapport note que les étiquettes traditionnelles des donateurs chargés de la mise en œuvre ne fonctionnent plus, citant l'exemple du Kenya, du Nigeria et de l'Afrique du Sud. Tous ces pays « font actuellement partie des groupes d'exécution et pourtant, lors de la septième reconstitution des ressources, ils se sont engagés à verser davantage de fonds au Fonds mondial que certains pays faisant partie des groupes de donateurs ». Pour l'ensemble de la septième reconstitution des ressources, 22 pays chargés de la mise en œuvre se sont engagés à verser des fonds au Fonds mondial.




Le profil d'âge du Conseil d'administration est un sujet de préoccupation, étant donné le rôle que les jeunes devront jouer dans l'éradication des trois maladies.


Si le manque d'expertise du Conseil d'administration dans certains domaines a suscité des inquiétudes, le rapport a souligné que ces compétences pouvaient être obtenues auprès d'experts indépendants et que l'accent devait plutôt être mis sur la question de savoir si les membres possédaient les compétences nécessaires en matière de stratégie et s'ils avaient l'autorité et l'ancienneté nécessaires pour remplir leur rôle. Des appels ont également été lancés en faveur d'une prolongation du mandat des membres du Conseil d'administration.



Recommandations       

Améliorer le profil et le mandat des membres du Conseil d'administration. Il existe déjà un mécanisme en place, qui a été approuvé en 2018 par le groupe des donateurs, pour l'intégration des nouveaux donateurs dans les groupes de vote existants. Ce mécanisme doit être mis en œuvre. La question de savoir si la composition globale doit être révisée ou non pourra être examinée une fois qu'un accord aura été trouvé sur les priorités stratégiques.

Relations entre le Conseil d'administration et le Secrétariat

Cet aspect a également été largement abordé dans les sections précédentes (voir ci-dessus : le rôle et les responsabilités du Conseil d'administration et les Comités du Conseil d'administration). Il a été noté que la différence entre la durée du mandat du Conseil d'administration et la durée de service du personnel du Secrétariat entraînait un manque de symétrie dans « la connaissance de l'organisation et, par extension, contribuait à réduire les degrés de compréhension et de confiance des initiés ».

Recommandations

Pour atténuer les tensions, il pourrait y avoir une rencontre annuelle entre le comité exécutif de gestion et le groupe de coordination. Le directeur exécutif et le comité exécutif de gestion pourraient également organiser des rencontres plus informelles avec le Conseil d'administration et les comités entre les réunions du Conseil d'administration afin d'assurer la supervision et l'orientation stratégiques.

Rétroaction des parties prenantes

Les parties prenantes se sont montrées très favorables au maintien des déclarations préparées, car elles permettent de recueillir des avis complets et collectifs sur les points de l'ordre du jour et aux membres du Conseil d'administration et du Conseil d'administration associé de faire part de leurs positions consensuelles. Il a été suggéré de réduire le nombre de points à l'ordre du jour afin de se concentrer sur des questions stratégiques et d'orientation plus importantes, y compris les compromis clés. Cela permettrait à ceux qui disposent de moins de ressources de participer de manière substantielle grâce à des discussions plus ciblées. Une autre suggestion pour rendre les réunions du Conseil d'administration plus productives est de produire un résumé qui couvre les aspects de convergence et de désaccord, ainsi que les compromis et les tensions qui se développent. Cela permettrait de garantir que ces questions reçoivent l'attention qu'elles méritent afin de les résoudre. Il est nécessaire de prendre des mesures pour renforcer la responsabilité.

Conclusion

Le rapport souligne qu'étant donné les coûts de temps et d'opportunité de l'engagement informel, il est nécessaire de structurer les réunions du Conseil d'administration elles-mêmes afin de disposer d'espaces ouverts et informels. Le rapport reconnaît qu'un partenariat équitable entre les circonscriptions à long terme devrait être un domaine de considération pour le Conseil d'administration à l'avenir et qu'un processus est en cours d'examen pour une représentation approfondie et adéquate de toutes les parties prenantes. Il s'agit de l'un des rares rapports où des citations directes sont largement utilisées pour étayer les points soulevés. C'est une pratique que les rapports du Fonds mondial devraient suivre.